چند نکته مهم در نگارش نامه‌های اداری:
۱-نامه باید صریح و روشن باشد و از به‌کار بردن کلمات و عبارات مبهم و غیر مصطلح در آن خودداری شود و در صورت نیاز به استفاده از اصطلاحات فنی و تخصصی، مطالب مهم توضیح داده شده تا روشنی متن تامین گردد.
۲-نامه باید مختصر و مفید باشد، مشروط بر آنکه جزئیات مهم حذف نشود.
۳-تقسیم مطالب به بند و جزء علاوه بر جلب توجه خواننده به روشنی متن نیز کمک می‌کند.
اجزای نامه اداری
((الف))عناوین:
۱- از:
نام صادر کننده مکاتبه نوشته می‌شود. باید توجه داشت که در مقابل ((از)) بیش از سه عنوان سازمانی استفاده نشود. مانند:
از:اداره کل مالی و ذیحسابی ناجا-مرکز اعتبارات و رسیدگی هزینه‌ای-اداره اعتبارات
۲- به:
نام شخص یا سازمانی که نامه، خطاب به آن تهیه گردیده، نوشته می‌شود. باید توجه داشت که در مکاتبات درون سازمانی (داخلی) نباید بیش از سه عنوان سازمانی مخاطب نوشته شود.
اگر مخاطب مکاتبه، اشخاص حقیقی باشند، صرفا” نام و نام خانوادگی مخاطب در قسمت ((به)) نوشته می‌شود.
مثال: به: جناب ستوان‌دوم… به: جناب آقای…
چنانچه مکاتبات با مقامات بالاتر در سلسه مراتب سازمانی صورت گیرد و هدف، آن باشد که شخص مورد نظر، مکاتبه را دریافت نماید، در قسمت ((به)) عنوان سازمانی مخاطب درج می‌گردد.
مثال: به: معاون محترم هماهنگ کننده ناجا
در صورتی که دریافت‌کنندگان مکاتبه بیش از یک رده سازمانی/سازمان باشند، در مقابل ((به)) از لفظ ((گیرندگان ذیل)) استفاده شده و پایین نامه (محل گیرنده) عناوین سازمانی دریافت کنندگان به ترتیب ارشدیت آورده می‌شود.
باید توجه داشت که چناچه واحدهای سازمانی، طرف مکاتبه باشند، استفاده از لفظ ((سردار)) یا ((امیر)) در مکاتبات صحیح نیست، زیرا مکاتبه با واحد سازمانی صورت گرفته است، نه شخص؛ لذا عبارت ((سردار)) یا ((امیر)) به واحد سازمانی اطلاق نمی‌شود و اگر فرض را بر جایگاه آن واحد قرار دهیم، باید در سایر اجزای سازمانی نیز بر حسب مورد از عناوین ((جناب سرهنگ)) استفاده کرد که این روش مناسب نیست؛ اما اگر در مکاتبه، شخص، مورد خطاب باشد، استفاده از لفظ سردار یا امیر صحیح است.
گفتنی است، کلماتی مانند معاونت، مدیریت، ریاست و فرماندهی، مصدر هستند و بر وجود شخص معینی دلالت ندارند؛ لذا کلمه‌ی ((محترم)) که صفت است بر شخص معینی دلالت می‌کند نه بر مصدر؛ بنابراین عبارتی مانند معاونت محترم، ریاست محترم، مدیریت محترم، فرماندهی محترم، از نظر اهل ادب و علمای علوم اداری صحیح نیست و عبارات معاون محترم، رئیس محترم، مدیر محترم، و فرمانده محترم صحیح است؛ به‌عبارت دیگر بعضی معتقدند که کلمات معاونت، مدیریت، ریاست و فرماندهی، عنوان واحد سازمانی هستند و نمی‌توان به آن کلمه ((محترم)) افزود
بنا بر آنچه گفته شد بعد از عنوان واحد سازمانی، در داخل متن نامه استفاده از کلمه محترم (معاونت محترم) اشتباه می باشد.
| غلط | درست |
| سردار فرماندهی محترم امیر فرماندهی محترم معاونت محترم مدیریت محترم ریاست محترم اداره کل محترم | سردار فرمانده محترم امیر فرمانده محترم معاون محترم مدیر محترم رئیس محترم مدیر کل محترم |
در مکاتبات درون سازمانی (داخلی) می‌توان از اختصارات عناوین سازمانی استفاده نمود؛ لیکن در مکاتبات برون سازمانی(خارجی) عناوین سازمانی باید بطور کامل نوشته شود.
۳- موضوع:
عبارت یا کلمه‌ای که نامه در خصوص آن تهیه شده، آورده می‌شود.
باید در نظر داشت، ((موضوع)) در مکاتبه، حکم ((تیتر)) روزنامه را دارد و سبب جلب نظر مخاطب یا بروز واکنش منفی در وی می‌گردد؛ لذا باید دقت کرد که ((موضوع)) ضمن حفظ اختصار، در برگیرنده‌ی محتوای کلی مکاتبه باشد. ((موضوع)) نامه در واقع طرح فشرده نامه و درون مایه‌ی آن است و باید کوتاه، و رسا باشد. عنوان نباید بسیار بلند یا کوتاه باشد؛ زیرا فهم و دستیابی به آن دشوار می‌گردد.
((ب)) متن:
متن متشکل از :
۱-مقدمه
جمله یا جمله هایی است که ذهن مخاطب را برای درک بهتر موضوع آماده کند یا وی را در دستیابی به سابقه راهنمایی نماید.
چنانچه در ابتدای نامه از عبارت(( پیرو یا پاسخ به نامه شماره …))استفاده شد، بهتر است مختصری از موضوع نیز ذکر گردد تا ذهن مخاطب، سریع‌تر موضوع را دریابد و نیازی به بررسی سابقه نباشد.
۲- اصل موضوع
مطلبی است که باید به مخاطب منتقل شود. منظور از اصل موضوع در اینجا خواسته‌ی اصلی مکاتبه کننده در متن هر نامه است که برای مخاطب نگاشته شده است.
(قبل از تحریر نامه اصلی،پیش نویس تهیه می شود ،هنگامی که پیش‌نویس تحریر می گردد درج غلط‌های تحریری دور از انتظار نیست؛ لذا باید مطالعه و اصلاحات لازم در نامه اعمال شود.)
پیش امضا(پاراف)و امضای نامه
در نامه‌های اداری، نسخه مربوط به بایگانی را تهیه‌کنندگان نامه، به‌ترتیب پاراف می‌کنند. چنانچه امضا کننده‌ی نامه ((معاون)) باشد، ترتیب پیش امضا به شکل زیر خواهد:
-مدیر کل … درجه/رتبه، نام و نام‌خانوادگی، تاریخ، امضا
-رئیس اداره…درجه/رتبه، نام و نام‌خانوادگی، تاریخ، امضا
-رئیس دایره … درجه/رتبه، نام و نام‌خانوادگی، تاریخ، امضا
چنانچه در مثال یاد شده، معاون اختیار خود را به مدیر کل تفویض کرده باشد، به پیش امضای مدیر کل در نسخه‌ی مربوط به بایگانی نیازی نیست.
محل پاراف نامه، گوشه سمت راست پایین نامه (نسخه بایگانی) است که به ترتیب، عنوان سازمانی، نام و نام‌خانوادگی تهیه کننده، قید و سپس خود وی امضا می‌کند.
پاراف نامه در حقیقت مقدمه‌ای است برای امضای فرمانده یا رئیس مربوط؛ به گونه‌ای که اگر نامه‌ای را بر فرض صحت و تأیید، یکی از آن دو پاراف نکرده باشد، رئیس یا فرمانده آن را امضا نخواهد کرد؛ بنابراین پاراف رده‌های مربوط در پای نامه الزامی است.
انتخاب اندازه کاغذ
۱-برای مکاتباتی که از پنج سطر صفحه کاغذ های بزرگ (بیش از ۵۰ کلمه در متن نامه) بیشتر باشد از کاغذ اندازه بزرگ(آ-۴) استفاده می شود.
۲- برای مکاتباتی که از پنج سطر صفحه کاغذ های بزرگ(در حدود ۵۰ کلمه در متن نامه) کمتر باشد،از کاغذ اندازه کوچک (آ-۵) استفاده می شود.
تحریر رایانه‌ای نگارش‌ها:
نگارش‌های رایانه‌ای نیروی انتظامی هم‌اکنون با سیستم ورد(Word) اعمال می‌شود.
در نگارش نامه‌های اداری از خط لوتوس نازک اندازه‌ی ۱۴ استفاده می گردد.
در کلیه نگارش هایی که با ورد(Word) نوشته می‌شوند از خط ریز استفاده می‌شود. به منظور جلب توجه مخاطب می‌توان قسمت‌های مورد نظر را در متن با خط درشت نوشت.
محل درج پیام صیانتی:
محل درج پیام صیانتی فیمابین موضوع و متن نامه می باشد.
اختصارات:
۱- در نامه های اداری اسم به هیچ وجه در قالب اختصارات نمی گنجد.
۲- اختصارات فقط در مکاتبات درون سازمانی به کار می رود.
۳- اختصارات فقط در عنوان، یعنی در قسمت “از” و “به” بکار می رود (در متن نامه مجاز به استفاده نیستیم)
توجه:
برابر بخشنامه های صادره تا حد امکان بجای کلمه های عربی باید از کلمه های فارسی (اعزام-گسیل) استفاده نمود، همچنین ترکیب بندی کلمات(بطوریکه-به طوری که)و ننوسسیم،،،بنویسیم(بالاخره-سرانجام،در نهایت) رعایت شود.
به کار بردن عبارات یکنواخت:
به منظور پرهیز از اعمال سلیقه های شخصی، جلوگیری از پیش‌زمینه‌های خوشایندگویی و تکبر، مراعات اختصار و ساده نویسی، عباراتی به‌طور یکنواخت به‌شرح زیر تعیین شده است که با توجه به سلسله مراتب سازمانی به کار می‌رود.
الف) در باره‌ی بیان مطلب
1-به رده، سطح و مقام بالاتر: به استحضار می‌رساند/برای استحضار
۲- به رده، سطح و مقام هم‌تراز: به آگاهی می‌رساند/برای آگاهی
۳- به رده، سطح و مقام پایین‌تر: به آگاهی می‌رساند/برای اطلاع
ب) تقاضای اجرای کار یا دستور اجرای کار
1- به رده، سطح و مقام بالاتر: خواهشمند است مقرر فرمایید.
۲- به رده، سطح و مقام هم‌تراز: خواهشمند است دستور فرمایید.
۳- به رده، سطح و مقام پایین تر:دستور فرمایید/اقدام نمایید.
پ) درباره‌ی قبول یا رد خواسته
۱- به رده، سطح و مقام بالاتر: اقدام گردید/اقدامی مقدور نیست.
۲- به رده، سطح و مقام هم‌تراز:هماهنگی دارد/هماهنگی ندارد.
۳- به رده، سطح و مقام پایین تر:موافقت می‌شود/ موافقت نمی‌شود.
ت) درباره‌ی اشاره به پیوست‌ها و ضمایم
۱- به رده، سطح و مقام بالاتر: تقدیم می‌گردد.
۲- به رده، سطح و مقام هم‌تراز:ارسال می‌گردد.
۳- به رده، سطح و مقام پایین تر:ارسال می‌گردد.